Conducting Business

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Kohler Co. et ses associés ont pour mission de contribuer au développement d’un niveau de vie plus élevé pour les personnes qui bénéficient de nos produits et services. Nos fournisseurs sont considérés comme faisant partie intégrante de notre entreprise et constituent donc un maillon essentiel dans la réalisation de notre mission. Cette page sur la gestion des activités commerciales fournit des informations et des instructions sur la manière dont nos fournisseurs doivent gérer leurs activités.

 

CONDITIONS

Les transactions commerciales sont régies par les conditions générales suivantes, propres au site auquel les biens ou les services sont fournis.

 

CODE DE CONDUITE DU FOURNISSEUR

Kohler Co. s’engage à respecter les pratiques légales, éthiques et équitables dans toutes ses activités, en plus de traiter avec des fournisseurs qui partagent cet engagement. Le présent code de conduite des fournisseurs s’applique à toutes les entités qui collaborent avec Kohler Co. Il précise que nous attendons d’eux qu’ils appliquent les normes juridiques, morales et éthiques les plus exigeantes dans la conduite de nos activités afin de contribuer à notre mission. Ces activités consistent à offrir un niveau de vie plus élevé aux personnes bénéficiant de nos produits et services. Les fournisseurs doivent se conformer au code de conduite des fournisseurs.

 

ÉTHIQUE DES FOURNISSEURS

Notre activité professionnelle repose depuis toujours sur une bonne conduite morale et de normes éthiques.  L’honnêteté et l’intégrité sont des valeurs fondamentales que nous devons respecter dans nos relations avec nos fournisseurs. Nous les respectons en le démontrant par l’entremise de notre code de conduite des fournisseurs. Les activités malhonnêtes, frauduleuses ou illégales telles que le vol, le détournement de fonds, la corruption, le détournement de biens ou la production de faux documents sont strictement interdites. De plus, les fraudes ou les fausses déclarations dans les transactions commerciales doivent être évitées.

Veuillez contacter notre service d’assistance téléphonique en matière d’éthique par courriel (ethics.helpline@kohler.com) ou par téléphone si vous avez des questions, des doutes ou si vous souhaitez signaler une infraction présumée:

  • Aux États-Unis : 877-286-7893 ou 920-457-4441 poste 77958
  • À l’extérieur des États-Unis, composez le code d’accès AT and T de votre pays, puis le 877-286-7893 (vous trouverez les codes d’accès AT and T sur le site http://business.att.com/bt/access.jsp

De plus amples renseignements sont également disponibles sur le site https://kohler.alertline.com/gcs/welcome.

 

MANUEL DE QUALITÉ DES FOURNISSEURS MONDIAUX

Le manuel présente les principales exigences et attentes minimales de qualité pour tous les fournisseurs de matériaux de production, de produits et de services détenues directement ou indirectement par Kohler Co.

 

DEMANDE DE CHANGEMENT DE FOURNISSEUR

Kohler Co. est tenu d’approuver toute modification de produit ou de processus susceptible d’affecter l’ajustement, la forme ou la fonction des produits que vous achetez. L’approbation du changement demandé doit être obtenue de Kohler Co. avant d’effectuer des modifications par le biais du formulaire.

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DURABILITÉ ET TRANSPARENCE DES PRODUITS 

Kohler Co. travaille activement au développement d’un monde plus respectueux de l’environnement grâce à ses produits et services innovants. Grâce à notre travail, nous visons à améliorer les impacts sociétaux positifs de nos produits tout au long de leur cycle de vie, notamment les activités des fournisseurs, la fabrication, l’utilisation et la fin de vie. Nous travaillons activement à la réduction de notre impact environnemental en ce qui concerne les émissions de gaz à effet de serre, l’utilisation de l’eau, l’évaluation des matériaux et la toxicité. Nos fournisseurs étant souvent responsables d’une grande partie de l’impact du cycle de vie de nos produits. Nous attendons d’eux qu’ils se joignent à nous pour réduire les impacts négatifs dans le cadre de la poursuite de l’amélioration continue et de l’excellence opérationnelle.

Kohler s’engage également à la transparence des produits afin de faire connaître à ses clients les impacts matériels sur la santé et l’environnement. Dans la mesure où un grand nombre de nos produits ont des composants, les fournisseurs sont censés communiquer les informations demandées afin d’aider Kohler à atteindre ces objectifs.

Pour plus de renseignements sur nos objectifs de durabilité et de transparence, consultez le site :

https://www.kohlercompany.com/sustainability/

kohler.com/transparency

 

LISTE DES MATÉRIAUX SOUMIS À DES RESTRICTIONS

Kohler Co. s’engage à assurer la qualité et la sécurité de ses produits ainsi que celle des consommateurs qui les utilisent. Cet engagement en matière de sécurité concerne les composants et les matériaux utilisés dans nos produits.

Kohler Co. tient à jour une Liste des matériaux à usage restreint (RML) afin de garantir des pratiques cohérentes et homogènes à l’échelle mondiale, aussi bien dans le cadre de nos activités qu’avec notre base d’approvisionnement.  Kohler Co. vérifie en permanence auprès des organismes de réglementation mondiaux les restrictions relatives aux ingrédients éventuels des produits afin de s’assurer que le contenu de la liste des matières à usage restreint reste à jour. Le document RML est destiné à renseigner Kohler Co. et les fournisseurs des exigences minimales qui doivent être respectées afin de répondre aux réglementations en vigueur et aux attentes du public en matière de sécurité.

 

MINERAIS DE CONFLIT

La Securities and Exchange Commission (SEC) a imposé des exigences de déclaration aux sociétés cotées en bourse en août 2012. Le tout conformément à la section 1502 de la loi Dodd-Frank concernant « minerais de conflit  » sur la réforme de Wall Street et la protection des consommateurs, « la loi Dodd-Frank ». Les minerais de conflit englobent le tungstène, le tantale, l’étain ou l’or provenant de la République démocratique du Congo ou d’un pays voisin.

Kohler Co. a l’intention de se conformer à cette loi grâce à un programme de conformité dans l’ensemble de sa base d’approvisionnement. Elle a pour but de permettre de désigner tous les produits fabriqués par Kohler Co. et ses filiales comme étant « sans conflit ». Cela comprend un processus interne de contrôle préalable visant à identifier et à réduire les risques en ce qui concerne les sources d’approvisionnement en minéraux 3TG de la zone de la RDC.

De plus, nous avons révisé notre code de conduite des fournisseurs et nous chercherons continuellement d’autres possibilités d’amélioration.

 

CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES

Kohler Co. s’engage à respecter la réglementation sur la protection des données en assurant la protection, le transfert, l’accès et le stockage des renseignements personnelles identifiables (IPI) et travaille avec des fournisseurs qui partagent cet engagement. Cela inclut, mais n’est pas limité à, la réglementation générale sur la protection des données (GDPR) (Règlement [UE] 2016/679).

Les renseignements personnellement identifiables sont toutes les renseignements qui, seules ou associées à d’autres données, peuvent être utilisées pour identifier une personne. Ils incluent, sans s’y limiter, le nom, le numéro d’identification national ou tout autre numéro d’identification, les données de localisation, les données de connexion en ligne telles que les témoins, ou les caractéristiques physiques, physiologiques, génétiques, mentales, économiques, culturelles ou sociales.

Kohler Co. examine régulièrement la manière dont nous collectons, visualisons, traitons, stockons et utilisons les renseignements d’identification personnelle de tous ceux qui sont en contact avec nous. Ceci comprend les clients, les consommateurs, les fournisseurs, les distributeurs et les employés actuels et potentiels, afin de garantir la conformité aux réglementations sur la protection de la vie privée dans tous les pays.

 

CLAUSES RELATIVES AUX ENTREPRENEURS SUR SITE

Kohler Co. s’engage à fournir un environnement de travail sûr à ses associés et à tous les employés ou entrepreneurs des fournisseurs qui travaillent dans ses installations. Les clauses Kohler relatives aux entrepreneurs sur site s’appliquent lorsqu’un fournisseur fournit des services ou travaille sur nos installations afin de garantir qu’il respecte toutes les exigences de sécurité.

 

APPROVISIONNEMENT ÉLECTRONIQUE

Kohler Co. s’efforce continuellement d’améliorer sa communication et son efficacité commerciale avec ses fournisseurs en utilisant des processus de transactions électroniques. Kohler Co. a déployé l’échange de données informatisées (EDI) pour remplacer un grand nombre de ses méthodes de communication sur papier ou par fax. De plus, nous avons mis en place un portail Web pour les fournisseurs qui leur donne accès aux exigences actuelles de planification à long terme. Le portail Web vise le niveau de stock des produits, aux commandes d’achat ouvertes, aux rapports de factures bloquées et aux demandes de renseignements sur l’état des paiements à la demande.

 

L’ABC DES CODE-BARRES

Kohler Co. utilise un système de code-barres pour tous ses fournisseurs. Ce système de code-barres améliore les compétences de nos services de réception pour traiter les produits de nos précieux fournisseurs. En raison de l’énorme quantité de produits reçus par Kohler Co. nous avons élaboré des directives concernant la disposition et le placement des étiquettes à code-barres et des manifestes de palettes. Toutes les étiquettes à code-barres pour les produits à destination des États-Unis doivent être conformes aux normes ANSI MH10.8M ou AIAG et doivent être conformes au Code 39.

 

CONFORMITÉ DES IMPORTATIONS

  • Partenariat douanier et commercial contre le terrorisme (CTPAT)
    Les fournisseurs qui importent aux États-Unis doivent soumettre un questionnaire rempli tous les ans afin de maintenir leur adhésion au CTPAT.

  • Réglementation internationale sur les emballages en bois
    Tout fournisseur expédiant des produits aux États-Unis comprenant des emballages en bois est tenu de se conformer à cette réglementation.
    Réglementation finale sur l’importation de matériaux d’emballage en bois (PDF)

 

LOI CALIFORNIENNE DE 2010 SUR LA TRANSPARENCE DES CHAÎNES D’APPROVISIONNEMENT

Le 1er janvier 2012, le California Transparency in Supply Chains Act de 2010 (SB 657) est entré en vigueur dans l’État de Californie. Cette loi vise à éradiquer la traite des êtres humains dans les chaînes d’approvisionnement et exige que les entreprises divulguent leurs actions pour garantir que leurs chaînes d’approvisionnement sont exemptes de ces pratiques.  En tant qu’entreprise citoyenne responsable, Kohler Co. fait tout pour que les droits de l’homme soient respectés pour ses employés et tous les travailleurs de sa chaîne d’approvisionnement. Nous faisons tout pour que la traite des êtres humains soit totalement éradiquée de notre chaîne d’approvisionnement par les moyens suivants :

  • Nous exigeons des fournisseurs qui veulent intégrer notre chaîne d’approvisionnement qu’ils attestent qu’ils n’ont pas recours au travail des enfants ou à l’esclavage ou qu’ils ne se livrent pas à la traite des êtres humains. Si un fournisseur souhaite rejoindre notre réseau d’approvisionnement, il doit remplir un formulaire indiquant qu’il n’a pas recours au travail des enfants ou à l’esclavage et qu’il ne se livre pas à la traite des êtres humains.  Nous ne l’autorisons pas à rejoindre notre réseau de fournisseurs si un fournisseur refuse de certifier qu’il n’a pas recours au travail des enfants ou à l’esclavage, ou qu’il ne se livre pas à la traite des êtres humains. Même si pour le moment nous ne réalisons pas de vérification de ces déclarations, chaque formulaire de profil de fournisseur est examiné par les employés de Kohler Procurement. La vérification comprend la déclaration selon laquelle il n’a pas recours au travail des enfants ou à l’esclavage, ou qu’il ne se livre pas à la traite des êtres humains.
  • Nous disposons d’un code de conduite des fournisseurs. Ce code de conduite des fournisseurs définit les directives relatives à la norme de comportement éthique que nous attendons de nos fournisseurs, qui stipule qu’un fournisseur ne peut pas recourir au travail des enfants, à l’esclavage ou au travail forcé.  Tout nouveau fournisseur qui entre dans notre réseau est tenu de certifier par écrit qu’il respecte ce code de conduite des fournisseurs.  Notre système de certification des fournisseurs nous permet également de procéder périodiquement à une nouvelle vérification des fournisseurs existants. Le code de conduite des fournisseurs est disponible sur Kohler.com.
  • Nous avons mis en place un programme d’audit des fournisseurs qui intègre des éléments de certification des fournisseurs dans ce processus. Ces audits de fournisseurs sont menés en interne par les membres de notre équipe de la chaîne d’approvisionnement Kohler. Ces audits de fournisseurs peuvent être effectués sans préavis.  Le non-respect des normes de notre société peut entraîner des mesures correctives ou la résiliation de l’audit.
  • Tous les employés de Kohler Procurement reçoivent une formation sur le code de conduite des fournisseurs. Cette formation porte sur notre politique visant à exiger des fournisseurs qu’ils certifient qu’ils ne peuvent pas recourir au travail des enfants, à l’esclavage ou au travail forcé. Il faut souligner qu'elle n’inclut pas la manière d’atténuer les risques associés à nos fournisseurs. Les employés et les sous-traitants qui ne respectent pas les normes de notre entreprise en matière de traite des êtres humains sont exposés à des mesures correctives ou à un licenciement.
  • Tout employé, fournisseur ou toute personne impliquée chez Kohler peut signaler anonymement une violation éthique potentielle, notamment le trafic d’êtres humains par un fournisseur de Kohler, sur le site Web https://www.kohlerethics.com

Toutes les allégations feront l’objet d’une enquête approfondie par une équipe interne composée de représentants de la gestion de l’approvisionnement. Les allégations jugées crédibles seront traitées comme il convient, ce qui peut inclure le retrait du fournisseur de notre réseau d’approvisionnement.

 

RESPONSABILITÉ INTERNE

Kohler Co. forme les employés responsables de l’approvisionnement en produits sur la manière de détecter et de répondre aux problèmes de responsabilité sociale et environnementale, tels que le travail forcé ou le travail des enfants. Tous les associés et entrepreneurs de Kohler Co. doivent également se conformer à notre éthique commerciale, qui comprend des dispositions visant à garantir que les activités de ces partenaires commerciaux ou fournisseurs sont conformes à toutes les lois applicables.

Fournisseurs existants

Vous pouvez vous connecter à la nouvelle plateforme de gestion des fournisseurs (SMP) ici si vous êtes un fournisseur contracté.

Nouveaux fournisseurs

Veuillez soumettre les renseignements demandées via le système de gestion des fournisseurs (SMP)si vous souhaitez devenir fournisseur de Kohler Co. ou de ses filiales. Veuillez consulter les exigences à l’intérieur de Conducting Business avant de vous inscrire.

FAQ et instructions